Цифровизация в работе испытательных лабораторий: шаг за шагом

Что уже есть: шаги вперёд

Даже без масштабных инвестиций и «умных» систем, многие лаборатории уже используют цифровые инструменты: 

• Обмен документами по e-mail и через облачные хранилища (Google Drive, Яндекс.Диск, Dropbox). Протоколы, заявки, акты отбора проб — всё это уже чаще приходит в формате PDF, а не на бумаге. 
• Внутренний документооборот в электронном виде. Учёт заявок, журналы испытаний, графики калибровки оборудования — всё чаще ведётся в Excel, Google Таблицах или простых CRM.
• Онлайн-взаимодействие с клиентами. Заказчики отправляют запросы, получают результаты, уточняют детали — через мессенджеры, почту, редко — по телефону.
• Удалённые проверки. Особенно после 2020 года, аккредитующие органы и клиенты стали допускать онлайн-аудиты: видеосвязь, демонстрация оборудования, показ журналов в камере.

Это уже цифровизация. Не глянцевая, но рабочая.

Где пока «тормозим»?

Несмотря на прогресс, остаются серьёзные барьеры:

• Нет электронной подписи (ЭП).
• Протоколы испытаний подписываются сканом ручной подписи.
• Протоколы испытаний, акты, договоры — всё ещё на бумаге или с графическим вставлением подписи.

ЭП есть у некоторых сотрудников, но не интегрирована в процессы.

Почему не внедряем?

• Сложности с получением и обслуживанием ключей.
• Недоверие со стороны клиентов («это же не настоящая подпись!»). 
• Отсутствие требований от регуляторов на 100% электронный документооборот.
• Фрагментарность систем: 
  Учёт проб — в одной таблице. Калибровка — в другой. Клиентская база — в третьей. Нет единой платформы. Данные не синхронизируются.
• Бумажные архивы остаются. 
  ​​Даже если протокол выдан в PDF, бумажная копия часто хранится «на всякий случай». При проверках инспекторы всё ещё могут потребовать «оригинал».
• Персонал не всегда готов.
  Старшее поколение специалистов привыкло к журналам и штампам. Обучение работе с новыми инструментами требует времени и ресурсов.​

Зачем двигаться дальше? Реальные выгоды

Зачем вообще заморачиваться с цифровизацией, если и так «всё работает»?

1. Экономия времени.

• Нет беготни с подшивками, поиск по базе — за секунды.
• Отчёт за 5 минут, а не за полчаса.

2. Меньше ошибок.

• Автоматические напоминания о калибровке, сроке хранения проб.
• Проверка ввода данных (например, диапазон значений).

3. Удобство для клиентов.

• Онлайн-личный кабинет, где заказчик сам скачивает протоколы.
• Возможность отслеживать статус заявки.

4. Готовность к будущему.

• Регуляторы постепенно переходят на электронный документооборот.
• Госзакупки, строительные проекты, экологические отчёты — всё чаще требуют цифровые документы с ЭП.

Как двигаться: реалистичный путь

Цифровизация не должна начинаться с покупки дорогостоящей ERP-системы. Достаточно последовательных шагов:

Перспектива: плюс-минус 3 года

Что может измениться в ближайшие годы:

Плюсы:

• Больше онлайн-взаимодействия с клиентами и органами по аккредитации. 
• Распространение ЭП — станет нормой, как ИНН или СНИЛС. 
• Интеграция с заказчиками. 
• Рост требований к прозрачности данных — от «отбор пробы — результат».

Минусы / риски:

• Ужесточение контроля: больше запросов, больше требований к хранению данных. 
• Цифровое неравенство: мелкие лаборатории могут отстать из-за нехватки ресурсов. 
• Риск утечки данных при слабой защите.

Вывод: цифровизация — не про технологии, а про процессы.

Цифровизация в лаборатории — это не про модные термины, а про удобство, точность и выживание в меняющихся условиях.

Мы пока не в «облаках», но уже не на письменных столах. Мы обмениваемся PDF, проводим проверки по Zoom, ведём учёт в таблицах. Это уже начало.

Следующий шаг — не скачок, а переход:

• от сканов подписей — к ЭП;
• от разрозненных файлов — к единой системе;
• от «так привыкли» — к «так удобнее».

Цель не в том, чтобы стать «умной лабораторией» завтра.

Цель — быть готовыми к завтрашнему дню — спокойно, постепенно, без паники и переплат.